Créez un organigramme fonctionnel à l'aide des produits Post-it®

Expliquez chaque forme afin de clarifier votre schéma :
a. Les cercles allongés symbolisent le début et/ou la fin d’un processus
b. Les rectangles représentent des instructions ou des actions
c. Les losanges désignent les décisions à prendre

Ces symboles seront reliés l’un à l’autre par le biais de flèches, qui indiqueront le sens du processus.

                                

Demandez à votre équipe d’identifier un objectif principal qui sera au centre de l’organigramme. Souhaitez-vous mettre sur pied un réseau de distribution ? Un mécanisme de validation ? etc... Placez cet objectif au-dessus de votre schéma et invitez chaque membre de l’équipe à prendre note des principales étapes menant à sa réalisation.

Commencez votre schéma en dessinant un cercle allongé sur une note Post-it® et indiquez-y « Début ».

Passez à la première action ou décision et utilisez le rectangle ou le losange, en fonction de votre plan d’action. Écrivez l’action ou la décision et reliez-la au cercle allongé « Début » au moyen d’une flèche (astuce : utilisez un rouleau d’étiquettes Super Sticky Post-it® pour créer vos flèches, pour plus de flexibilité au cas où vous modifieriez votre schéma).

Procédez ainsi pour tout votre processus. Placez vos actions et vos décisions dans leur ordre d’apparition, ainsi que les conséquences en découlant. Certaines peuvent entraîner deux résultats différents (voire plus), menant à différentes voies – n’oubliez pas de les représenter. Reliez toutes les actions et décisions au moyen d’une flèche.

Une fois l’opération terminée, placez un cercle allongé et indiquez-y « Fin ».

Demandez à votre équipe d’examiner l’organigramme. Propose-t-il des stratégies d’amélioration de votre processus ? Des étapes doivent-elles être ajoutées ? Les personnes se sont-elles vu attribuer les missions adéquates ? L’organigramme vous permet désormais de dégager de nouvelles perspectives d’amélioration de vos activités.